​Охрана труда и персональные данные: два уровня безопасности одного работника

Охрана труда и персональные данные: два уровня безопасности одного работника

Каждый раз, когда мы говорим об охране труда, мы подразумеваем обеспечение физической безопасности работника, сохранение его жизни и здоровья в процессе трудовой деятельности. Сегодня современное производство и офисная среда всё больше переходят в цифровое пространство, где безопасность приобретает новое, нематериальное измерение — защиту персональных данных.

В условиях цифровизации трудовых отношений отдельные нормы ТК РФ неразрывно связаны с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». И как показывает правоприменительная практика, две эти сферы — охрана труда и защита персональных данных — тесно переплетаются, а в ряде случаев их требования могут вступать в противоречие, требующее от работодателя взвешенных решений.

Почему это один процесс?

Если охрана труда сохраняет жизнь и здоровье человека в физическом мире, то защита персональных данных (ЗПД) оберегает его права, репутацию и финансовое благополучие в мире информационном. И там, и там объект охраны — сотрудник, а цель охраны — снижение рисков до приемлемого уровня.

Подходы к организации безопасности в обеих сферах очень похожи:

Комплекс мер

В охране труда положения, инструкции и обучение сотрудников, в ЗПД — политика обработки персональных данных, регламенты и назначение ответственных лиц.

Оценка рисков

Охрана труда требует оценить вероятность травмы или проф. заболевания, а 152-ФЗ обязывает учитывать возможный вред от утечки данных, например, такой как потеря деловой репутации, материальный урон.

Назначение ответственных лиц

В штате появляется специалист по охране труда, а параллельно должно быть назначено лицо, отвечающее за обработку персональных данных. Их наличие — основа дисциплины.

Рассмотрим три практических ситуации, где пересекаются охрана труда и защита персональных данных

Ситуация 1. Видеонаблюдение в офисе

В целях обеспечения безопасности, предотвращения хищений и фиксации нарушений в офисных помещениях могут устанавливаться камеры видеонаблюдения. Важно учитывать, что видеозапись, позволяющая идентифицировать сотрудника (в частности, изображение его лица), относится к биометрическим персональным данным, а их обработка регулируется Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных».

Вместе с тем, если система видеонаблюдения используется исключительно для контроля за производственной обстановкой и безопасностью труда (например, фиксирует общий план цеха без привязки к конкретным сотрудникам) и не позволяет распознать личность, то такая деятельность может не признаваться обработкой биометрии.

Однако в целях снижения рисков и предотвращения возможных претензий со стороны Роскомнадзора рекомендуется:

закрепить порядок видеонаблюдения в локальных нормативных актах организации (например, в Положении о видеонаблюдении или Правилах внутреннего трудового распорядка);

определить перечень лиц, имеющих доступ к системе и записям, а также ограничить такой доступ;

установить сроки хранения видеоматериалов и порядок их уничтожения;

письменно уведомить работников о целях ведения съёмки, местах установки камер и порядке обработки записей — например, путём размещения соответствующей информации на информационных стендах или включения соответствующих положений в трудовой договор.

Ситуация 2. Пропускной режим

Системы контроля доступа (электронные пропуска, турникеты, журналы учёта) фиксируют персональные данные сотрудников: фамилию, имя, отчество, время входа и выхода, а в ряде случаев — фотографическое изображение. Такая деятельность является обработкой персональных данных в смысле Федерального закона № 152-ФЗ и требует соблюдения установленных законом процедур.

Для того чтобы использование систем контроля доступа не нарушало законодательство, работодателю необходимо заранее определить и документально закрепить следующие параметры обработки:

состав собираемых персональных данных (какие именно сведения обрабатываются и в каких объёмах);

цели обработки (например, обеспечение пропускного режима, учёт рабочего времени, контроль доступа);

сроки хранения данных;круг лиц, имеющих доступ к этим данным (должностные лица, подразделения, ответственные за обработку);

порядок уничтожения данных по истечении сроков хранения или при достижении целей обработки.

Все указанные условия должны быть закреплены в локальных нормативных актах организации, а также доведены до сведения сотрудников в порядке, предусмотренном трудовым законодательством РФ.

Ситуация 3. Медицинские осмотры и данные о здоровье

Сведения о состоянии здоровья работника относятся к специальным категориям персональных данных, обработка таких данных допускается только при наличии письменного согласия работника, за исключением случаев, прямо предусмотренных трудовым законодательством РФ, например, при проведении обязательных медицинских осмотров в соответствии с ТК РФ.

В рамках охраны труда работодатель вправе получать и обрабатывать медицинскую информацию о сотруднике, однако это требует соблюдения повышенных мер защиты: ограничение круга лиц, имеющих доступ к таким данным, отдельное хранение медицинских заключений, недопустимость разглашения врачебной тайны.

Для обеспечения законности обработки медицинских данных работодателю рекомендуется:

получить информированное добровольное согласие работника на обработку его медицинских данных (если оно требуется по закону);

утвердить перечень должностных лиц, которым может быть предоставлен доступ к этим сведениям;

установить сроки хранения медицинских документов и порядок их уничтожения после истечения этих сроков;

исключить передачу данных третьим лицам без законных оснований.

Таким образом, в сфере медицинских осмотров охрана труда и защита персональных данных пересекаются наиболее тесно.

Каков итог?

Охрана труда и защита персональных данных — это одни из основных составляющих корпоративной безопасности. Сегодня работодатель обязан защищать человека не только от физической опасности, но и от утечки его личной информации.

Хотите узнать, как объединить эти процессы в вашей компании?

Мы предлагаем взглянуть на безопасность комплексно и довериться Консалтинговой компании «Акцепт Групп» - проверенному партнеру, который поможет выстроить ваши бизнес-процессы, в том числе в соответствии с требованиями закона о защите персональных данных.

Если вы хотите быть уверены, что работа с персональными данными ведется у вас в компании без нарушений, обращайтесь к специалистам Центра «Охрана труда», разберем вашу ситуацию индивидуально и при необходимости бережно передадим ваш вопрос коллегам из «Акцепт Групп».

Центр «Охрана труда». Включи безопасность

(8332) 746-846